Wir nutzen zur Sicherstellung unserer telefonischen Erreichbarkeit den KI-gestützten Telefonassistenten „VITAS“ der VITAS GmbH (GmbH, Zollhof 7, 90443 Nürnberg, Deutschland) (nachfolgend: „unser Telefonassistent-Anbieter“). Rechtsgrundlage für den Einsatz ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und zuverlässigen telefonischen Erreichbarkeit gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit der Einsatz der Vertragsanbahnung oder -erfüllung mit Ihnen dient, ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wenn Sie uns anrufen und der Telefonassistent Ihren Anruf entgegennimmt, werden folgende Daten verarbeitet:
Ihre übermittelte Telefonnummer
Gesprächsinhalte (Sprachaufzeichnung des Anrufs)
Ihr Name, sofern Sie diesen nennen
Ihr Anliegen und ggf. Terminwünsche
Soweit Sie im Rahmen des Telefongesprächs Angaben zu Ihrem Gesundheitszustand machen (z. B. Symptome, Diagnosen, Behandlungswünsche), handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG, soweit die Verarbeitung für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, der medizinischen Diagnostik oder der Behandlung im Gesundheitsbereich erforderlich ist. Sofern Sie uns diese Daten freiwillig im Gespräch mitteilen, liegt zudem eine Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO vor, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.
Die Sprachaufzeichnung Ihres Anrufs wird ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet und an uns als verantwortliche Stelle weitergeleitet.
Der Anbieter verarbeitet Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Die Daten werden auf Servern in Deutschland (Open Telekom Cloud, Rechenzentren in Magdeburg und Biere) gespeichert. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
Der Anbieter setzt zur Erbringung seiner Leistung Unterauftragsverarbeiter ein, darunter auch solche mit Sitz in den USA (u. a. für Telefoninfrastruktur und Sprachgenerierung). In diesen Fällen erfolgt die Datenübermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Eine Datenübermittlung an Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU erfolgt nur, soweit dies für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist und durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgesichert wurde.
Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch den Anbieter erhalten Sie in der Datenschutzerklärung: https://www.telefonassistent.de/datenschutz
Ihre Daten bleiben gespeichert, solange es der Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung erfordert, die Speicherung zur Rechtsverfolgung durch uns oder aus unseren sonstigen berechtigten Interessen noch erforderlich ist oder wir gesetzlich gehalten sind, Ihre Daten noch aufzubewahren.